กฏ 5 ข้อสั้นๆ อ่านก่อนเขียนอีเมลถึงผู้อื่น! คุณเคยเขียนอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย ลูกค้าหรือเพื่อนบ้างไหมคะ คุณทราบไหมว่ารูปแบบในการเขียนอีเมลเป็นอย่างไร มารยาทในการเขียนอีเมล หรือข้อห้ามบางอย่าง เช่น คำขึ้นต้น คำลงท้ายในอีเมลเขียนว่าอย่างไร ต้องย่อหน้าไหม ต้องเว้นวรรคเหมือนเขียนจดหมายไหม เขียนด้วยอักษรใหญ่มาก หรือเล็กมากได้ไหม ฉันว่าหลายๆ คนทราบ แต่บางคนจะตอบว่าไม่แน่ใจ
.
การติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นเป็นเรื่องธรรมดา ในทุกๆ วันเราทำงาน ต้องพบปะเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือแม้แต่เด็กส่งเอกสาร เราใช้ภาษา ท่าทาง เพื่อสื่อสารให้ผู้อื่นเข้าใจสิ่งที่เราต้องการ แม้แต่การเขียนจดหมายถึงลูกค้า การส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน
บ่ายนี้ฉันคุยเรื่องงาน ต่อด้วยเรื่องสัพเพเหระกับลูกน้องในแผนก เรื่องหนึ่งที่ฉันคิดขึ้นได้และพูดขึ้นว่า
“ช่วงนี้พี่เจอแต่อีเมลตัวหนาๆ สีแดง อ่านแล้วมันจะปรี๊ด เส้นเลือดในสมองจะแตก”
คือฉันอ่านแล้วมันหงุดหงิดน่ะค่ะ อ่านแล้วรู้สึกกดดัน ทั้งๆ ที่เนื้อหาในอีเมลเป็นการสื่อสารธรรมดาๆ เองนะคะ
บางทีคนเราต้องทำความเข้าใจกับสีและอารมณ์บ้าง ฉันว่าสีแดงมีผลต่ออารมณ์อยู่มากพอสมควร ทั้งๆ ที่เป็นอีเมลขอข้อมูลงานธรรมดา ที่มี deadline ให้เราตอบกลับภายในวันเวลาที่ระบุมา ซึ่งฉันมองว่าไม่ใช่เรื่องใหญ่ เป็นงานที่เราต้องทำอยู่แล้ว ไม่ต้องเล่นใหญ่ตัวสีแดงมาทั้งย่อหน้าไหมคะ
ดังนั้นเราควรต้องมีความรู้หรือรับทราบเกี่ยวกับมารยาทในการเขียนอีเมล ว่าสิ่งใดทำได้ สิ่งใดทำไม่ได้ สิ่งใดทำแล้วดี เหมาะสม หรือแบบใดเขียนแล้วจะทำให้ผู้อื่นไม่พอใจ หรือมีความรู้สึกเป็นลบ
.
ฉันคิดว่าก่อนที่เราจะเขียนอีเมลถึงผู้อื่น เราควรคำนึงถึงมารยาทของการเขียนอีเมลไว้บ้างนะคะ เพื่อที่จะไม่ทำให้คนรับหงุดหงิดรำคาญใจ หรือมองว่าอีเมลของเราไม่เป็นมืออาชีพ ทั้งๆ ที่เรากำลังเขียนเพื่อติดต่อสื่อสารเรื่องงาน
ข้อแรก อย่าใช้สีเน้นคำมากจนเกินไป หรือใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
โดยส่วนตัวฉันคิดว่าคนที่เขียนอีเมลด้วยอักษรสีแดงคือคนที่อยู่ในอารมณ์โกรธและต้องการจะแสดงออกให้ผู้อ่านได้รับรู้ ซึ่งในเรื่องของมารยาทการเขียนอีเมล ไม่ควรเขียนด้วยอักษรสีแดงหรือสีสันหลากหลายเพื่อเน้นคำ แต่ให้ใช้อักษรสีดำ อย่าใช้อักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (ภาษาอังกฤษ) เพราะอ่านยากและดูน่าเบื่อ ถ้าต้องการเน้นข้อความ ควรใช้การขีดเส้นใต้ค่ะ
ข้อสอง เขียน สะกดชื่อผู้รับให้ถูกต้อง
ชื่อ นามสกุลของผู้รับเป็นเรื่องสำคัญอีกเหมือนกัน ต้องสะกดชื่อผู้รับให้ถูกต้องแม่นยำ รวมทั้งข้อมูลอื่นๆ เช่น ชื่อตำแหน่ง ชื่อบริษัท สมมุติว่า พนักงานขายบริษัทหนึ่ง ส่งอีเมลมาหาเราเพื่อขายสินค้าให้เรา แต่เขาดันสะกดชื่อเราผิด คุณว่าคุณอยากจะอ่านอีเมลนั้นต่อไหมคะ?
ข้อสาม อย่าเขียนอีเมลยาวเกินความจำเป็น
อีเมลใช้ติดต่อสื่อสารงานในแต่ละวันควรจะสั้น กระชับได้ใจความ ควรเขียนให้จบภายในไม่กี่บรรทัด ไม่มีใครมีเวลามานั่งอ่านอีเมลยาวๆ เหมือนเรียงความหรอกค่ะ เพราะวันๆ เราได้รับอีเมลมากมาย และต้องใช้เวลาในการตอบกลับ ฉะนั้น เขียนให้สั้น กระชับ ตรงประเด็นดีที่สุดค่ะ
ข้อสี่ เขียนหัวข้อให้ชัดเจน
บางคนเขียนหัวข้ออีเมลไม่สัมพันธ์กันกับเรื่องที่เขียนในอีเมล ซึ่งฉันเจอบ่อยเหมือนกัน ข้อเสียคือเวลาจะกลับไปค้นอีเมลเดิม เราจะหายาก และคนส่วนมากอ่านหัวข้อก่อนที่เปิดอ่านอีเมล แม้แต่ตัวฉันเอง ถ้าเรื่องไหนเขียนหัวข้อ หรือวงเล็บไว้ว่าด่วน ฉันต้องเปิดอีเมลนั้นอ่านก่อน
ข้อห้า ใช้ลายเซนต์ในการลงท้ายอีเมล
ใช้ฟังชั่น Signature ในโปรแกรมรับส่งอีเมล เพื่อใส่รายละเอียด ชื่อ ตำแหน่ง บริษัท เบอร์โทรติดต่อ ของผู้ส่ง ทำให้ง่ายกับการส่งอีเมลที่ไม่ต้องมานั่งพิมพ์รายละเอียดใหม่ทุกๆ ครั้ง ที่ต้องการส่งอีเมล และผู้รับสามารถติดต่อผู้ส่งตามลายละเอียดที่ลงท้ายในอีเมลได้ทั้นที ฉันเคยพบปัญหาในการทำงานเหมือนกันที่บางคนไม่มีรายละเอียดที่อยู่ในท้ายอีเมลทำให้ยากที่จะหาข้อมูลในการติดต่อกลับ ในกรณีเร่งด่วน
จะว่าไปมารยาทในการเขียนอีเมลนั้นมีอีกมายหมายหลายอย่าง แต่ฉันว่าห้าข้อนี้เป็นข้อที่เราควรคำนึงถึงให้มากที่สุดนะคะ
.
บทความอื่นๆ : 5 สิ่งที่ควรคำนึงถึง และมารยาทในการใช้ Social Network สังคมออนไลน์
Credit : www.jobthai.com, https://mgronline.com
